Zásady zpracování osobních údajů

Vaše soukromí bereme vážně. Níže stručně vysvětlujeme, jak EDUin, o. p. s. pracuje s osobními údaji návštěvníků webu, odběratelů našich newsletterů, účastníků akcí, dárců, uchazečů o práci a dalších lidí, se kterými spolupracujeme.

1. Kdo vaše údaje zpracovává

Správcem osobních údajů je:

EDUin, o. p. s.
IČO: 24706370
Sídlo: Bucharova 2928/14a, 158 00 Praha 5
Korespondenční adresa: Staroměstské náměstí 4/1, 110 00 Praha 1
E-mail: info@eduin.cz
Web: www.eduin.cz

2. Jaké údaje a proč zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme jen v rozsahu potřebném pro naši činnost: informování o vzdělávání, pořádání akcí, podporu zřizovatelů, spolupráci s odbornou a mediální veřejností, získávání darů a běžný provoz organizace.

A. Návštěvníci webu

Pokud navštívíte naše webové stránky, mohou se zpracovávat zejména technické údaje: IP adresa, cookies a jiné online identifikátory, údaje o zařízení a prohlížeči, navštívené stránky, zdroj návštěvy, čas návštěvy, přibližná poloha a informace o používání webu.

Tyto údaje používáme k:

zajištění fungování a bezpečnosti webu;
ochraně před zneužitím;
měření návštěvnosti;
zlepšování obsahu a funkčnosti webu.

Nezbytné technické cookies používáme na základě našeho oprávněného zájmu na bezpečném a funkčním provozu webu.

Analytické nástroje, zejména Google Analytics 4 a Microsoft Clarity, používáme pouze s vaším souhlasem. Tyto nástroje nám pomáhají porozumět tomu, jak návštěvníci web používají. Microsoft Clarity může vytvářet anonymizované či pseudonymizované statistiky interakcí s webem, například heatmapy a záznamy relací.

Podrobnosti o cookies, jejich poskytovatelích a době uložení najdete zde: https://www.eduin.cz/zasady-cookies-eu/.. Svůj souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat prostřednictvím odkazu „Zásady cookies“ v patičce webu.

B. Odběratelé newsletterů a informačních e-mailů

Pokud se přihlásíte k odběru newsletteru, tiskových zpráv nebo jiných informačních e-mailů, zpracováváme zejména vaše jméno, e-mail a údaje o přihlášení, otevření e-mailu, odhlášení nebo změně nastavení odběru.

Údaje používáme k zasílání informací o vzdělávání, činnosti EDUinu, akcích a projektech.

Newsletter zasíláme zpravidla na základě vašeho souhlasu. U stávajících kontaktů nebo profesních kontaktů může být právním základem také náš oprávněný zájem, vždy při respektování pravidel pro zasílání obchodních sdělení.

Z odběru informací se můžete jednoduše odhlásit v patičce každého e-mailu. Pokud vznesete námitku proti zasílání marketingových sdělení, přestaneme vaše údaje pro tento účel používat.

C. Účastníci akcí a vzdělávání

Pokud se přihlásíte na naši konferenci, seminář, EDUakademii, EDUtříbení nebo jinou akci, zpracováváme podle povahy akce zejména:

jméno, e-mail, telefon a organizaci;
údaje potřebné pro komunikaci a organizaci účasti;
fakturační a platební údaje;
případně dobrovolně sdělené dietní omezení.

Údaje používáme k přijetí a správě přihlášky, organizaci akce, komunikaci s účastníky, zajištění občerstvení, vyřízení platby a splnění účetních povinností.

Právním základem je zejména plnění smlouvy nebo jednání před jejím uzavřením, případně plnění právních povinností v oblasti účetnictví a daní.

Dietní omezení uvádíte dobrovolně. Mohou vypovídat o vašem zdravotním stavu nebo náboženském přesvědčení, proto je používáme jen pro zajištění občerstvení na dané akci.

D. Fotografie a videozáznamy z akcí

Na některých akcích pořizujeme fotografie nebo videozáznamy pro dokumentaci a přiměřenou prezentaci činnosti EDUinu.

O pořizování záznamů informujeme přímo na místě. Pokud si nepřejete být zachyceni, obraťte se na organizátora akce nebo fotografa; pokud to povaha akce umožní, pokusíme se vám vyhovět.

Běžné reportážní fotografie a záznamy pořizujeme na základě našeho oprávněného zájmu na dokumentaci a prezentaci činnosti organizace. Pro individuální portréty, rozhovory nebo záznamy řečníků, které mají být samostatně zveřejněny, používáme samostatný souhlas nebo smluvní či licenční ujednání.

E. Dárci a podporovatelé

Pokud EDUin podpoříte darem, zpracováváme zejména vaše jméno, kontaktní údaje, údaje o daru, případně fakturační a platební údaje.

Údaje používáme k přijetí a evidenci daru, komunikaci s vámi, vystavení potvrzení o daru a splnění účetních a daňových povinností.

Právním základem je plnění darovací smlouvy, plnění právních povinností a v přiměřeném rozsahu také náš oprávněný zájem na péči o vztahy s dárci a informování o činnosti EDUinu.

F. Uchazeči o práci a spolupracovníci

Pokud se ucházíte o práci, stáž, dobrovolnictví nebo externí spolupráci, zpracováváme zejména vaše jméno, kontaktní údaje a údaje uvedené v životopisu nebo motivačním dopise.

Údaje používáme pro výběrové řízení a komunikaci s vámi. Právním základem je jednání před uzavřením smlouvy.

Pokud vás chceme zařadit do databáze pro budoucí pracovní příležitosti, požádáme vás o samostatný souhlas.

G. Novináři, odborná veřejnost a profesní kontakty

Zpracováváme profesní kontaktní údaje novinářů, odborníků, partnerů a dalších osob působících ve vzdělávání. Typicky jde o jméno, organizaci, pracovní pozici, pracovní e-mail a telefon.

Údaje používáme pro odbornou a mediální komunikaci, spolupráci, zasílání relevantních informací a propojování lidí a organizací ve vzdělávání.

Tyto údaje získáváme přímo od vás, z veřejně dostupných zdrojů nebo od partnerů. Právním základem je náš oprávněný zájem na odborné a mediální komunikaci. Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku.

3. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme jen po dobu potřebnou pro konkrétní účel. Poté je vymažeme, anonymizujeme nebo uchováme jen tehdy, pokud to vyžaduje právní předpis.

Oblast	Obvyklá doba uchování
Newslettery	Do odhlášení nebo odvolání souhlasu; záznam o odhlášení 3 roky
Profesní a mediální kontakty	Po dobu výkonu relevantní profesní role, nejdéle 2 roky od posledního kontaktu nebo ověření aktuálnosti
Organizační údaje účastníků akcí	12 měsíců od skončení akce
Dietní omezení	30 dnů po skončení akce
Účetní, fakturační a daňové podklady	10 let od konce příslušného účetního období
Kontaktní údaje dárců	3 roky od posledního daru nebo smysluplné komunikace
Darovací smlouvy a účetní podklady	10 let od konce příslušného účetního období
Neúspěšní uchazeči o práci	6 měsíců od ukončení výběrového řízení
Technické a bezpečnostní webové logy	6 měsíců
Google Analytics 4	14 měsíců
Google Search Console	16 měsíců
Microsoft Clarity	30 dnů pro záznamy relací, 9 měsíců pro ostatní funkce

4. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a jen osobám, které je potřebují pro výkon své role.

Může jít zejména o:

naše zaměstnance a spolupracovníky;
poskytovatele IT, hostingu, cloudových služeb a správy webu;
poskytovatele emailingového nástroje;
poskytovatele účetních a daňových služeb;
poskytovatele platebních a darovacích služeb;
dodavatele služeb nezbytných pro organizaci akcí, například catering nebo hotel;
veřejné orgány, pokud nám to ukládá právní předpis.

Pokud jiná osoba zpracovává údaje naším jménem, uzavíráme s ní smlouvu o zpracování osobních údajů a vyžadujeme odpovídající zabezpečení.

5. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Při využívání některých online služeb mohou být osobní údaje zpracovávány mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech amerických. Může se to týkat například služeb společností Google nebo Microsoft.

Takové předání provádíme pouze při splnění podmínek GDPR. Podle konkrétního poskytovatele se opíráme zejména o:

rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně v rámci EU–US Data Privacy Framework, je-li příjemce aktivně certifikován; nebo
standardní smluvní doložky Evropské komise a případná doplňková technická a organizační opatření.

Aktuální informace o konkrétních poskytovatelích a použitých mechanismech předání vám poskytneme na požádání.

6. Jak údaje chráníme

Používáme přiměřená technická a organizační opatření, aby byly osobní údaje chráněny před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem nebo změnou.

Zejména:

omezujeme přístup jen na osoby, které jej potřebují;
používáme individuální uživatelské účty, přiměřené zabezpečení hesly a vícefaktorovým ověřením, je-li dostupné;
aktualizujeme používaný software a zabezpečení webu;
zálohujeme významné systémy a dokumenty;
uzavíráme smlouvy se zpracovateli;
školíme zaměstnance a spolupracovníky;
máme postup pro řešení bezpečnostních incidentů.

7. Vaše práva

Máte právo:

požádat o přístup k osobním údajům;
požádat o opravu nepřesných údajů;
požádat o výmaz údajů, pokud pro jejich další zpracování nemáme důvod;
požádat o omezení zpracování;
získat údaje, které jste nám poskytli, ve strojově čitelném formátu, pokud jsou pro to splněny zákonné podmínky;
vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu;
podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Námitku proti přímému marketingu můžete vznést kdykoli. V takovém případě vaše údaje pro zasílání marketingových sdělení dále používat nebudeme.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na info@eduin.cz nebo dopisem na naši korespondenční adresu.

Úřad pro ochranu osobních údajů sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; více informací najdete na www.uoou.gov.cz.

8. Automatizované rozhodování

Na základě vašich osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné důsledky.

9. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme přiměřeně aktualizovat, pokud se změní naše činnost, používané služby nebo právní požadavky. Aktuální verzi vždy zveřejníme na www.eduin.cz/oou.

Účinné od: 25. 5. 2018
Poslední aktualizace: 11. 9. 2026